Oktoberfest og høstfest: Guiden til bedriftens beste kveld

Høstfesten har en fordel julebordet ikke har: den er ikke nummer fjorten i rekka. I september og oktober er kalendrene ledige, leverandørene tilgjengelige, og folk møter opp uten å ha vært på tre firmafester samme måned. Her er hvordan du bruker det.

Derfor fungerer høstfest bedre enn julebord

Fire konkrete grunner, alle praktiske:

1. Prisene er lavere. Lokaler, DJ-er og utstyrsutleiere har ledig kapasitet i september og oktober. I desember betaler du høysesongpris for det samme.
2. Flere kommer. Desember konkurrerer med familie, andre julebord og reise. Oktober konkurrerer med ingenting.
3. Du får de gode leverandørene. De som er utsolgt i desember, er ledige nå.
4. Været er ofte bedre enn ryktet. September i Norge gir stabilt vær oftere enn mai gjør.

Den upopulære konsekvensen: hvis dere flytter årsfesten til høsten, må dere også slutte å kalle den julebord internt. Ellers spør noen i november hvorfor det ikke blir julebord.

Konsept som holder

Oktoberfest er et av få temaer som fungerer på en bedriftsfest uten å bli pinlig, fordi rammen er tydelig: langbord, øl, enkel mat, liveband eller DJ, ingen kleskode som krever innsats.

Velg ett konsept og gjennomfør det halvveis, ikke tre konsepter perfekt. Gjester merker ikke at dekoren ikke var komplett. De merker at det var uklart hva kvelden skulle være.

Budsjett per gjest

En realistisk totalsum for en enkel høstfest ligger på 900–1 800 kroner per gjest innendørs. Skal det være utendørs med telt, regn 1 400–2 500.

Telt, varme og utendørs

Utendørs høstfest er den mest undervurderte formen for firmafest — og den som krever mest planlegging.

• Varme er ikke valgfritt etter 15. september. Regn med 1–2 kW varmekapasitet per person i et telt, og sjekk at strømkursen tåler det. Gassvarmere krever egne avstandsregler til teltduk.
• Gulv i teltet. Bakken er fuktig i oktober, uansett vær. Gulv koster mer og løser fire problemer: kulde, søle, ustøe bord og at kabler kan legges under.
• Sider på teltet, og noe å lukke. Et telt uten sider er en overbygning, ikke et rom.
• Sjekk hvor strømmen kommer fra. Varme, lys, lyd og kjøkken på samme kurs er den vanligste grunnen til at det svartner i teltet klokka ni.

Musikk og underholdning

En høstfest har en annen musikalsk kurve enn et julebord: den starter tidligere og er mer uformell hele veien.

Tidlig på kvelden trenger du musikk som ikke krever oppmerksomhet. Bayersk blåsemusikk fungerer overraskende godt på oktoberfest fordi den setter rammen uten at noen må gjøre noe.

Etter maten trenger du en overgang. Dette er punktet der høstfester dør: maten er ferdig klokka ni, ingen har sagt noe, og folk begynner å se på klokka. Ha noe planlagt der — premieutdeling, kort tale, en skål — og la DJ-en ta over rett etterpå.

Høstfester dør mellom desserten og dansen. Fyll de tjue minuttene med noe, hva som helst.

Liveband eller DJ? Band gir stemning tidlig, DJ holder dansegulvet lenger. En kombinasjon der bandet spiller 45 minutter og DJ-en tar resten er det som fungerer best på 80 personer og opp — men det koster som to leverandører, fordi det er to leverandører.

Skjenking og det formelle

• Skjenkebevilling: har lokalet det, er dere dekket. Skal dere skjenke i eget telt eller egne lokaler, må dere søke kommunen om ambulerende bevilling — søknadstiden varierer, regn med to til fire uker.
• TONO: musikk på et lukket arrangement for ansatte er som regel dekket av lokalets avtale. Er dere på egen eiendom eller i eget telt, sjekk det.
• Transport hjem. Oktober er lettere enn desember, men fire timer med servering betyr at noen ikke kan kjøre. Si det i invitasjonen, ikke ved utgangen.
• Alkoholfritt alternativ som ikke er vann eller cola. Det koster nesten ingenting og merkes av flere enn du tror.

Tidslinje for planleggingen