Plan B er ikke en plan hvis den lages på dagen. Norsk sommer gir deg omtrent femti prosent sjanse for regn på en tilfeldig dag i juli. Det betyr ikke at du skal droppe utendørs — det betyr at alternativet må være bestemt, bestilt og betalt før værmeldingen i det hele tatt er relevant.
Sett en beslutningsfrist
Dette er det viktigste grepet, og det billigste.
Bestem på forhånd: 72 timer før klokka 12 tar vi beslutningen. Skriv det ned, og del det med leverandørene. Da vet alle når svaret kommer, og du slipper å bruke tre dager på å håpe.
Hvorfor 72 timer:
- Værmeldingen er rimelig pålitelig på tre døgn, og blir ikke vesentlig bedre på ett
- Teltleverandører kan fortsatt endre en leveranse
- Du rekker å varsle gjestene om endret sted eller antrekk
- Cateringen rekker å tilpasse servering
Nesten alle som havner i trøbbel utendørs, gjorde det fordi de ventet ett døgn til på at meldingen skulle snu.
Teltet må dimensjoneres riktig
Den vanligste feilen er å regne teltstørrelse etter antall gjester i stedet for etter arrangementet.
Sider på teltet er ikke valgfritt hvis det blåser. Regn kommer sjelden rett ned i Norge. Bestill sider som kan settes på og tas av, så kan du åpne hvis været holder.
Underlaget
Det folk glemmer helt: hva står teltet på?
- Plen blir gjørme når hundre mennesker går på den i regn. Et dansegulv presses ned og blir glatt.
- Hæler synker i våt bakke — det merkes umiddelbart på et bryllup.
- Grus og singel fungerer bedre, men er ubehagelig å gå på i finsko.
- Gulv i teltet koster ekstra, men er forskjellen på at folk blir stående og at de går inn.
Skal det danses utendørs i en sesong der regn er sannsynlig, bestill gulv med en gang. Det er en post folk kutter og angrer på.
Strøm i vått vær
Vann og strøm er den ene delen du ikke improviserer.
Slik ser plan B planlagt ut
Forskjellen mellom en nødløsning og en plan er om det ser bevisst ut. Tre grep:
1. La pynten være flyttbar. Lyslenker, blomster og lys som kan henges opp begge steder gjør mer for et råbygg enn for en solfylt hage — fordi rommet er mørkt og alt du henger opp betyr noe.
2. Ha en plan for ankomsten. Regn betyr at folk kommer inn våte. Et telt over inngangen, et sted for paraplyer og noe å tørke skoene på — det er de første femten sekundene av arrangementet.
3. Si det til gjestene tidlig. En melding om at festen flyttes innendørs, sendt tre dager før, oppfattes som god planlegging. Den samme meldingen sendt samme morgen oppfattes som kaos.
Ofte stilte spørsmål
Når må vi bestemme oss for plan B?+–
Sett fristen til 72 timer før, og hold den. Værmeldingen blir ikke vesentlig sikrere på ett døgn, men leverandørenes muligheter til å endre forsvinner.
Hvor stort telt trenger vi?+–
Til 100 gjester med middag og dansing: 180–220 m². Regn 1,5–2 m² per gjest for sittende middag, pluss dansegulv, bar, servering og teknikk.
Trenger vi gulv i teltet?+–
Skal det danses og det er sannsynlig med regn, ja. Plen blir gjørme under hundre par sko, og dansegulv lagt rett på våt bakke blir glatt og synker ned.
Er det trygt med strøm utendørs i regn?+–
Ja, hvis det gjøres riktig: jordfeilbryter, kabler hevet fra bakken, og kapslede koblinger beregnet for utendørs bruk. Er du i tvil, bruk autorisert elektriker.
