En kickoff der ledelsen snakker i tre timer er ikke en kickoff. Det er et allmøte med bedre mat. Forskjellen ligger i hvor mye tid folk får til å snakke med hverandre — og det er nesten alltid for lite. Her er hvordan du bygger en dag som faktisk gir energi.
Bestem hva den skal gjøre
Kickoff brukes til fire ulike ting, og de krever ulike dager:
- Informere om strategi, mål eller endring
- Bygge relasjoner på tvers av avdelinger
- Feire noe som er oppnådd
- Løse noe — jobbe med et konkret problem sammen
Velg maks to. Prøver du på alle fire, blir dagen overfylt, og deltakerne sitter igjen uten å kunne si hva den handlet om.
De fleste kickoffer i praksis er nummer to, uansett hva som står i invitasjonen. Folk husker hvem de snakket med, ikke hvilke tall som ble vist.
Ingen husker lysbilde 34. Alle husker hvem de satt ved siden av på middagen.
Rytmen i programmet
Voksne klarer rundt 45 minutter konsentrert lytting. Etter lunsj faller det raskere.
En dag som fungerer:
- 09:00 Ankomst, kaffe, mingling — ikke start presis, folk kommer inn
- 09:30 Åpning, maks 20 minutter. Én person, ett budskap
- 10:00 Faglig bolk, maks 45 minutter
- 10:45 Pause, minst 20 minutter
- 11:05 Aktivitet der folk snakker sammen
- 12:00 Lunsj, 60 minutter
- 13:00 Den mest interaktive delen — folk er mette og trege, ikke sett dem til å lytte
- 14:30 Pause
- 14:50 Kort oppsummering, maks 20 minutter
- 15:15 Fri tid før kvelden
- 19:00 Middag
Legg det tyngste før lunsj. Og hold åpningen kort — en 45-minutters innledning fra ledelsen klokka halv ti setter tonen for hele dagen, og ikke på en god måte.
Hva som må kuttes
Tre ting som spiser tid og gir lite:
1. Statuspresentasjoner fra hver avdeling. Det er informasjon, ikke opplevelse, og den kan sendes på e-post. Hvis den likevel må med: maks fem minutter per avdeling, med tidsvakt.
2. Lange tallgjennomganger. Del ut tallene, oppsummer hovedpoenget på tre minutter, og bruk tiden på hva de betyr.
3. Én ekstra bolk «siden vi likevel er samlet». Det er slik programmet blir overfylt. Luften i programmet er ikke sløsing — den er der folk faktisk snakker sammen.
Aktivitetene som virker
Det som fungerer har tre kjennetegn: folk snakker med noen de ikke jobber med til daglig, det er en konkret oppgave, og ingen må opptre foran hele salen.
Ikke tving folk til å opptre. Improvisasjonsteater, sang og aktiviteter som eksponerer enkeltpersoner foran hele salen skaper ubehag for flere enn du tror — og det de husker er ubehaget.
Kvelden
Her skjer mesteparten av det du faktisk betaler for.
- Bordplassering med hensikt. Bland avdelinger. Dette er det enkleste og mest effektive grepet på hele arrangementet.
- Korte taler, tidlig. Maks to, før dessert.
- Ikke fyll kvelden med program. Folk trenger tid til å snakke.
- Musikk fra rundt klokka 22 — DJ hvis dere er over 50, spilleliste hvis færre.
- Avklar hjemreise hvis det er alkohol og folk skal videre neste dag.
Dagen etter bør begynne senere enn du tror. En kickoff over to dager med start klokka åtte dag to gir en sal med halvsovende mennesker. Klokka ti er mer realistisk, og du får mer ut av bolken.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang bør en kickoff være?+–
En dag med kveld er nok for de fleste formål. To dager gir mening når reise er involvert eller når det skal jobbes konkret med noe — men legg da start dag to til klokka ti, ikke åtte.
Hvor mye faglig innhold bør det være?+–
Maks 45 minutter per bolk, og legg det tyngste før lunsj. Etter lunsj bør programmet være interaktivt — folk er mette og klarer ikke å lytte passivt.
Bør vi ha teambuilding-aktiviteter?+–
Ja, men velg noe med konkret oppgave der folk jobber i blandede grupper. Unngå aktiviteter som eksponerer enkeltpersoner foran hele salen — det skaper ubehag for flere enn du tror.
Hva er det viktigste grepet på en kickoff?+–
Bordplasseringen på middagen, blandet mellom avdelinger. Folk husker hvem de snakket med, ikke hvilke lysbilder som ble vist.
