Firmatur og incentivereise: Program som faktisk gir noe tilbake

En firmatur som bare er en hyggelig tur, koster like mye som en firmatur som faktisk gjør noe. Forskjellen er ikke budsjettet — det er om noen bestemte hva turen skulle oppnå før datoen ble satt. Her er planleggingen, kostnadene, skattereglene og de fire feilene som gjentas hver gang.

Bestem formålet først

Skriv én setning før du gjør noe annet. Ikke to.

• «Vi skal bli kjent på tvers av avdelingene» — da er programmet blandede grupper, felles måltider og få frie kvelder
• «Vi skal lande neste års plan» — da trengs arbeidsøkter, forberedelse og en beslutning som journalføres
• «Vi skal belønne et godt år» — da er det opplevelsen som er innholdet, og faglig program vil føles som en avgift
• «Vi skal takke og feire et jubileum» — da er markeringen selve poenget, og det bør ha en scene

Belønning og strategisamling er to ulike turer. Å prøve å få begge er den vanligste kilden til misnøye: de som ville jobbe føler seg forstyrret, og de som ville hvile føler seg lurt.

En tur som skal være både belønning og arbeidsmøte, blir opplevd som et arbeidsmøte med dårlig utstyr.

Budsjett og hva det faktisk koster

Realistisk totalsum for to døgn i Norge: 4 500–11 000 kroner per deltaker. Utenlandstur: fra 9 000 og oppover.

Postene som glemmes hver gang: transport til og fra flyplass eller togstasjon i begge ender, drikke utover det som er inkludert, tips i utlandet, og bagasje. De fire utgjør ofte 8–12 prosent av totalen.

Legg inn ti prosent buffer. Ikke fordi noe går galt, men fordi noe alltid legges til underveis.

Program: 60/40-regelen

Den enkleste regelen som virker: maks 60 prosent av våken tid er planlagt. Resten er fritt.

Ansatte som har reist for å jobbe, jobber. Ansatte som har fått hvert kvarter styrt i to dager, kommer hjem slitne og litt irriterte — og det er det de husker.

En tidsplan som fungerer for to døgn:

Dag 1

• Reise, ankomst rundt lunsj
• 13:00–16:00 Faglig økt eller aktivitet — én av dem, ikke begge
• 16:00–19:00 Fritt
• 19:00 Felles middag
• Kvelden fritt, men med ett samlingspunkt

Dag 2

• 09:00–11:30 Hovedøkten, hvis turen har et faglig formål
• 11:30 Lunsj
• 13:00 Oppsummering, hva vi tar med hjem
• Hjemreise

Ha ett samlingspunkt på kvelden, ikke et program. En bar, et rom, et bål — et sted folk kan komme til uten at det er obligatorisk. Da samles de fleste frivillig, og de som trenger å legge seg klokka ti får gjort det uten å forklare seg.

Skatt og det formelle

Dette er delen som koster penger hvis den håndteres feil, og den er verdt en telefon til regnskapsføreren:

Ta vare på programmet og deltakerlisten. Det er dokumentasjonen som avgjør hvordan turen behandles, og den er umulig å rekonstruere et år senere.

Forsikring: sjekk om bedriftens reiseforsikring dekker aktiviteter. Mange gjør ikke det for det som klassifiseres som risikoaktivitet — og «teambuilding i klatrepark» kan være nettopp det.

De fire vanligste feilene

1. Datoen settes før formålet. Da blir programmet fylt med det som var ledig, ikke det som trengs.

2. Ingen spør om praktiske behov før påmeldingen. Allergier, bevegelighet, religiøse hensyn, om noen ikke drikker, om noen har små barn hjemme og trenger å reise hjem tidlig. Ett spørsmål i påmeldingsskjemaet løser alt dette.

3. Aktiviteten krever ferdigheter. Alt som deler gruppa i «de som får det til» og «de som ikke får det til», jobber mot formålet. Velg noe der utgangspunktet er likt for alle.

4. Ingen eier de tjue minuttene mellom programpunktene. Overgangene er der en tur føles rotete: folk står i en lobby og venter på noe ingen har ansvar for. Sett navn på hvem som samler gruppa og når.

Tidslinje

Det siste punktet er det som gjør neste tur bedre. Tre spørsmål: hva var best, hva var unødvendig, hva manglet.