Åtte uker er nok til en god firmafest, hvis rekkefølgen er riktig. Det som velter planer er ikke tidsmangel, men at beslutninger tas i feil rekkefølge — lokalet velges før antallet er kjent, eller underholdningen bookes før man vet når kvelden slutter. Her er uke for uke.
Uke 1–2: rammene
Få mandatet på plass først. En festkomité uten budsjett og uten fullmakt bruker de første tre ukene på å vente på svar.
Bestem datoen tidlig, og sjekk den mot kalenderen. Kollisjon med skoleferie, høytid eller en travel periode i driften er den vanligste grunnen til dårlig oppmøte.
Uke 3–4: lokale og leverandører
Nå bookes alt som andre også vil ha. I denne rekkefølgen:
- Lokale — befar det selv, på samme tid av døgnet som festen skal være
- Mat — ofte samme leverandør som lokalet, men ikke alltid
- Underholdning — DJ eller band, avhengig av hva slags kveld dere vil ha
- Teknikk — lyd og lys, etter at underholdningen er avklart
Book underholdning før teknikk. DJ-en må vite hvor de skal stå, og teknikeren må vite hva som skal skje.
Uke 5–6: påmelding og program
Send påmelding senest seks uker før. Kortere frist gir dårligere oppmøte, og du trenger tallet for å bekrefte antall til lokalet.
Spør om tre ting: allergier og kosthold, om vedkommende kommer med følge, og om de trenger transport. Ikke flere spørsmål enn det — hvert ekstra felt reduserer svarprosenten.
Lag programmet nå. Poenget er ikke detaljene, men rekkefølgen. Alt som skal sies fra en scene — taler, utmerkelser, presentasjoner — legges før dessert. Etter at dansegulvet har åpnet, får du ikke oppmerksomheten tilbake.
En tale klokka halv tolv stopper festen. Den samme talen klokka ni gjør ingen skade.
Uke 7: detaljene
- Bekreft antall til lokale og catering (som regel to uker før)
- Send kjøreplan skriftlig til alle leverandører — samme klokkeslett til alle
- Avklar teknikk for taler: hvem snakker, trengs det presentasjon på skjerm?
- Bestill transport hjem hvis festen er i desember eller langt fra kollektivtransport
- Avklar hvem som er kontaktperson på kvelden, og del nummeret med leverandørene
Uke 8: siste uke
Vær på plass før første leverandør. Ikke fordi du skal gjøre noe, men fordi noen må kunne svare når teknikeren spør hvor scenen skal stå.
Etter festen
Send en kort takk dagen etter, med et enkelt spørsmål: hva var best, og hva bør endres neste gang? Svarene er ferskvare — etter en uke husker ingen detaljene.
Skriv ned tre ting som ikke fungerte, og legg det sammen med leverandørlisten. Neste festkomité begynner da ikke på null, og det er den eneste måten en bedrift bygger kompetanse på dette.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid trenger vi på å planlegge en firmafest?+–
Åtte uker holder for et vanlig arrangement. Skal festen være i november eller desember, må lokale og underholdning bookes langt tidligere — i august eller september.
Hvor mange av de påmeldte møter opp?+–
Regn 70–85 prosent. Dimensjoner lokalet etter det, ikke etter antall ansatte — et halvtomt lokale får festen til å føles mislykket.
Når bør taler og utmerkelser legges?+–
Før dessert, alltid. Etter at dansegulvet har åpnet får du ikke oppmerksomheten tilbake, og de som skulle hjem tidlig har allerede gått.
Bør følge være invitert?+–
Det er en beslutning for ledelsen, ikke komiteen, og den påvirker både budsjett og stemning. Med følge blir det mer sosialt og mindre jobbprat — avklar tidlig, det endrer antallet betydelig.
