En liten festival er ikke en stor fest. Det er et anlegg du bygger og river på to døgn. Forskjellen ligger i alt det usynlige: tillatelser, sikkerhet, strøm, sanitær og bemanning. Musikken er den enkleste delen. Her er hele veien, i den rekkefølgen den må gjøres.
Seks måneder før: konsept og sted
Tre beslutninger som låser resten:
1. Hvor mange skal komme? Alt skaleres fra dette tallet: sanitær, vakthold, strøm, parkering. Vær realistisk — første år er 300–800 mer normalt enn 3 000.
2. Hvor? Se etter: tilgang for lastebil, strøm i nærheten eller plass til aggregat, drenering (et jorde blir myr etter regn), avstand til nærmeste bebyggelse, og parkering.
3. Hvem eier grunnen? Skriftlig avtale med grunneier før noe annet. Inkludert hva som skjer med sporene etterpå.
Tillatelser og frister
Dette er den delen folk starter for sent med, og den som kan stanse hele arrangementet.
Politiet kan stille krav om vakthold, sanitet og trafikkregulering. De kravene koster penger, og du må vite dem før budsjettet låses — derfor er tidlig melding også en økonomisk sak.
TONO skal ha melding for musikken. Det kan gjøres i etterkant, men det er arrangørens ansvar, ikke artistenes.
Budsjettet
Postene folk glemmer: toaletter (og tømming), søppelhåndtering, gjerder, skilting, strøm til boder, forsikring, og opprydding etterpå. Til sammen betydelig.
Scene, strøm og teknikk
Scenen bestemmes av artistene, ikke av hva som ser bra ut. Be om teknisk rider fra hver artist tidlig — den forteller hvor stor scenen må være, hvor mye strøm som trengs, og hva som må finnes av utstyr.
Strøm er nesten alltid aggregat på et jorde. Regn effektbehovet for alt: scene, lys, boder, kjøling, belysning på området. Legg til margin for startstrøm.
Plasser aggregatet langt fra publikum og scene — det bråker. Og ha drivstoff til hele arrangementet pluss reserve.
Et aggregat som går tomt klokka halv tolv er verre enn ikke å ha hatt strøm i det hele tatt.
Vær og vind: en scene utendørs er en konstruksjon som må sikres. Ved sterk vind må den kunne stenges ned, og det må være avklart på forhånd hvem som tar den beslutningen.
Sikkerhet og bemanning
Lag en beredskapsplan, selv for en liten festival. Den trenger ikke være lang: hvem ringer 113, hvor møter ambulansen, hvor er samlingsplass ved evakuering, hvem bestemmer om det stanses. To sider holder — men den må finnes, og folk må vite om den.
Selve helgen
- Rigg dagen før. Alt som kan gjøres på forhånd, blir gjort på forhånd.
- Ha ett kommandopunkt der teknisk ansvarlig, vaktleder og arrangør møtes.
- Radio eller telefonliste til alle nøkkelpersoner — mobilnettet blir tregt når mange er samlet.
- Sett av tid til opprydding. Det tar lengre tid enn rigg, og du er sliten.
- Gå over området for søppel og spor — det avgjør om du får leie plassen igjen neste år.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid trenger vi for å planlegge en liten festival?+–
Seks måneder er et minimum. Tillatelsene alene tar 4–8 uker i behandling, og de må være i orden før budsjettet kan låses — politiet kan stille krav som koster penger.
Hvilke tillatelser trengs?+–
Melding til politiet og kommunen, skjenkebevilling hvis det serveres alkohol, melding til Mattilsynet ved servering, og avklaring med brannvesen ved telt og åpen ild. TONO for musikken.
Hva koster mest på en festival?+–
Artister og scene/teknikk utgjør sammen ofte over halvparten. Men det som sprekker budsjettet er infrastruktur: toaletter, gjerder, strøm, søppel og opprydding.
Hvor mange gjester bør vi regne med første år?+–
300–800 er mer realistisk enn flere tusen. Alt skaleres fra dette tallet — sanitær, vakthold, strøm og parkering — så et for optimistisk anslag koster penger.
