Plan B er ikke en plan hvis den lages på dagen. Et bryllup for rundt 90 gjester skulle være utendørs i august. Tre dager før snudde værmeldingen fra sol til vedvarende regn — og teltet som var bestilt hadde plass til gjestene, men ikke til noe annet.
Situasjonen
Vielse utendørs klokka 14, middag under åpen himmel, dansing på et gulv lagt rett på plenen. Et telt var bestilt som «sikkerhet» — 90 kvadratmeter, nok til at alle kunne sitte tett hvis det skulle regne litt.
Værmeldingen tirsdag: regn fra fredag morgen, vedvarende gjennom hele lørdagen. Ikke byger. Regn.
Hva som var undervurdert
Teltet var dimensjonert for gjestene, ikke for arrangementet.
Regner du 90 kvadratmeter til 90 personer, har du en kvadratmeter per hode. Det holder til å stå tett. Det holder ikke til bord, servering, en bar, et dansegulv, plass til DJ-en, og en gang der folk kan bevege seg uten å presse seg forbi stolryggene.
I tillegg kom to ting ingen hadde tenkt på: strøm — kabler som skulle ligge over plen som nå ble våt — og underlaget. Et dansegulv lagt rett på plen blir en gjørmegrop etter to timer med 90 mennesker på.
Teltet hadde plass til gjestene. Det hadde ikke plass til bryllupet.
De tre dagene
Tirsdag: Beslutningen ble tatt tidlig — ikke å håpe, men å flytte. Det var det som reddet det. Hver time brukt på å vente på bedre værmelding er en time færre til å ordne alternativet.
Onsdag: Lokalet på gården som til nå bare hadde vært lager, ble ryddet. Det var stort nok, hadde strøm, og hadde tak. Det var ikke pent, og det var hele utfordringen.
Torsdag: Teltleverandøren byttet leveransen fra ett stort telt til to mindre — ett over inngangen der gjestene skulle komme inn, og ett over serveringen mellom bygningene. Lyslenkene som var kjøpt til hagen ble hengt inne. Blomstene som skulle stått langs midtgangen ute, ble flyttet inn.
Lørdag: Vielsen ble holdt under det ene teltet, med åpne sider mot regnet. Middag og fest innendørs.
Hva som faktisk reddet det
Tre ting, i denne rekkefølgen:
1. Beslutningen kom tidlig nok. Tre dager er akkurat nok til å endre en leveranse. Ett døgn er det ikke.
2. Det fantes et alternativt tak. Ikke et pent et, men et som var stort nok og hadde strøm. Hadde det ikke eksistert, hadde ingen beslutning hjulpet.
3. Pynten flyttet med. Det var dette som gjorde at det ikke føltes som en nødløsning. Lyslenker, blomster og lys i et råbygg gjør mer for stemningen enn de samme tingene gjør ute i sol — fordi rommet er mørkt og alt du henger opp betyr noe.
Gjestene som ikke visste om planen, merket ingenting. De som visste, sa i etterkant at det ble finere inne.
Slik lager du en plan B som holder
Den viktigste linjen er beslutningsfristen. Nesten alle som havner i trøbbel med utendørsarrangementer, gjør det fordi de ventet ett døgn for lenge på at meldingen skulle snu.
Ofte stilte spørsmål
Hvor stort telt trenger vi til 90 gjester?+–
Til middag og dansing: 160–200 m². Regn 1,5–2 m² per gjest for sittende middag, pluss dansegulv, bar, servering og gangareal. Et telt på 90 m² holder bare til å stå tett.
Når må vi bestemme oss for plan B?+–
Sett en frist på 72 timer før, og hold den. Da rekker leverandørene å endre leveransen. Venter dere til dagen før, er valgmulighetene borte.
Kan vi legge dansegulv rett på plen?+–
Bare hvis det er tørt. Blir det vått, presses gulvet ned i gjørmen og hæler synker gjennom. Regn med underlag eller et alternativt sted når det er meldt regn.
Hva gjør vi hvis det ikke finnes noe alternativt tak?+–
Da må teltet dimensjoneres som om det skal brukes — altså stort nok til hele arrangementet, ikke som nødløsning. Det er dyrere, men det er den eneste reelle sikkerheten.
Casene på Discjokey.no er basert på reelle situasjoner fra bransjen. Kunder, steder og gjenkjennelige detaljer er anonymisert eller satt sammen fra flere oppdrag.
