De fleste arrangementer går galt på det praktiske, ikke på det store. Maten er sjelden problemet. Det er strømmen som ryker, mikrofonen ingen fant, eller at femti mennesker står ute og venter på taxi klokka ett. Denne sjekklisten dekker det som må gjøres uansett hva du arrangerer — kryss av etter hvert.
8–12 uker før: rammene
Her låses de tingene som ikke kan endres senere uten å koste penger.
Det siste punktet er det som skiller arrangementer som går smertefritt fra dem som ikke gjør det. En komité kan planlegge. Men når leverandøren ringer klokka halv fem på dagen og spør hvor scenen skal stå, må én person kunne svare uten å innkalle til møte.
6 uker før: leverandører
Nå bookes alt som andre også vil ha. Rekkefølgen er ikke tilfeldig: mat og underholdning først, teknikk etter — teknikeren må vite hva som skal skje.
Spør alltid tre ting av hver leverandør: Når kommer dere? Hva trenger dere av oss? Og hva skjer hvis dere blir syke? Det siste avslører raskt hvem som er profesjonelle.
3 uker før: detaljene
- Bekreft antall til lokale og catering
- Lag kjøreplan med klokkeslett, og send den til alle leverandører
- Avklar tillatelser — skjenkebevilling, musikkrettigheter (TONO), eventuell melding til politiet ved større arrangement utendørs
- Sjekk forsikring — hvem dekker hva hvis noe blir ødelagt
- Bestem plan B for vær hvis noe skjer utendørs
Uken før
På dagen
Vær på plass før første leverandør. Ikke fordi du skal gjøre noe, men fordi noen må kunne svare på spørsmål.
Gå gjennom lokalet med teknikeren under rigg. Fem minutter der sparer deg for problemer senere: hvor står scenen, hvor går kablene, hvem har nøkkel til sikringsskapet, og hva skjer hvis en sikring ryker.
Test mikrofonen før gjestene kommer. Hver gang. Det tar to minutter, og alternativet er at bruden eller direktøren står med en død mikrofon foran hundre mennesker.
Etterpå
- Betal leverandørene i tide — det avgjør om du får dem neste gang
- Samle tilbakemeldinger innen 48 timer, mens folk husker
- Skriv ned de tre tingene som ikke fungerte, og legg det i samme mappe som denne sjekklisten
Neste gang starter du ikke på null.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid før bør man begynne å planlegge?+–
8–12 uker for et vanlig arrangement. Skal det være i høysesong — julebord i november eller bryllup i juli — bør lokale og leverandører bookes flere måneder før.
Hvor mye buffer bør budsjettet ha?+–
Ti prosent er et fornuftig minimum. Postene som oftest glemmes er transport, vakthold, garderobe og overtid på leverandører.
Trenger vi vakthold?+–
Det avhenger av lokale, antall gjester og om det skjenkes alkohol. Spør lokalet — de kjenner kravene, og mange har det som betingelse i leieavtalen.
Hva er den vanligste tabben?+–
At ingen har det praktiske ansvaret på selve dagen. Planen kan være perfekt, men når noe endrer seg må én person kunne bestemme uten å ringe rundt.
